Datenbasierte Prozessoptimierung: Wie wir die Durchlaufzeit im Wareneingang um über 56 % gesenkt haben
Schnelligkeit und Präzision im Wareneingang entscheiden in der Pharmalogistik über die Effizienz der nachgelagerten Prozesse. Wer die Durchlaufzeit reduzieren will, benötigt vor allem eines: absolute Transparenz über jede Minute des Prozesses. Wir bei SK Pharma Logistics haben unseren Wareneingang mittels digitaler Zeiterfassung und der Einführung täglicher Shopfloor-Meetings grundlegend optimiert.
Die Ausgangssituation: Fehlende Messbarkeit im Wareneingang
Vor der Optimierung standen wir im Wareneingang vor branchenüblichen Herausforderungen. Obwohl die Teams hochkonzentriert arbeiteten, fehlte uns eine einheitliche, datenbasierte Grundlage zur präzisen Prozesssteuerung.
Die tatsächliche Bearbeitungsdauer einzelner Wareneingänge war nicht lückenlos messbar. Daneben verzögerten lange Durchlaufzeiten bei der Vereinnahmung eine schnelle Warenverfügbarkeit und im dynamischen Tagesgeschäft fehlte ein standardisiertes Tool zur strukturierten Priorisierung.
Unser Ziel war es, den Prozess von der Entladung bis zur Bereitstellung messbar zu machen, Blockaden sofort zu lösen und die Teams aktiv in die Prozessoptimierung im Logistikunternehmen einzubinden.
Unser Vorgehen: Digitale Datenbasis und tägliches Shopfloor Management
Um fundierte Optimierungen vorzunehmen, haben wir zunächst eine präzise Datengrundlage geschaffen. Die entscheidende Innovation war die Einführung eines neuen Teilprozesses zur digitalen Zeitmessung:
- Digitaler Prozessstart: Beim Entladevorgang scannen wir einen QR-Code. Dieser Zeitstempel gilt als offizieller Startpunkt der Bearbeitung.
- KPI-Tracking: Wir erfassen seither exakt die Entladezeit, den Bereitstellungszeitpunkt zur Vereinnahmung sowie die Gesamtdurchlaufzeit (inklusive des sensiblen Musterzugs für Pharmaprodukte).
- Mengenabgleich: Täglich vergleichen wir die vorab angemeldeten Anlieferungen mit den tatsächlichen Wareneingängen.
Strukturierte Meetings im operativen Alltag
Die Steuerung dieser Daten erfolgt über neu eingeführte, tägliche Shopfloor-Meetings direkt im Wareneingang. In einer standardisierten Struktur bespricht das Team jeden Morgen die Kennzahlen des Vortrags und priorisiert das anstehende Tagesgeschäft.
Auftretende Prozessblockaden oder Verbesserungsvorschläge halten die Mitarbeitenden auf sogenannten Aktionskarten fest. Die Bearbeitung und nachhaltige Verfolgung dieser Themen erfolgt konsequent nach dem PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act). Zudem ist das Thema Arbeitssicherheit (Unfälle und Beinahe-Unfälle) ein fester, unverzichtbarer Bestandteil jedes täglichen Meetings.
Durch die Erkenntnisse von Shopfloor Management im Wareneingang wurden die Prozesse konsequent optimiert und die Effizienz signifikant gesteigert. Die Durchlaufzeiten konnten um rund 50 % reduziert werden – Waren stehen damit deutlich schneller für die Weiterverarbeitung bereit.
Zugleich wurde die Eigenverantwortung und Mitgestaltung der Mitarbeitenden spürbar gestärkt, was die Leistungsfähigkeit der gesamten Logistikkette nachhaltig erhöht.
Hendrik Schoo – Director Operations
Die Erkenntnisse: Mitarbeitende als wichtigste Impulsgeber
Die Einführung des Shopfloor Managements hat uns einmal mehr gezeigt: Die Mitarbeitenden auf der Fläche sind die eigentlichen Experten in ihrem Arbeitsbereich.
Durch die Etablierung einer offenen Feedback- und Fehlerkultur fließen wertvolle Praxisimpulse direkt in unsere Standards ein. Wir haben gelernt, dass eine klare, visuelle Priorisierung im Team ausreicht, um Liegezeiten im Wareneingang erheblich zu minimieren. Oft genügen bereits kleine strukturelle Anpassungen, um eine große Wirkung zu erzielen.
Das Ergebnis: Mehr als halbierte Durchlaufzeit in nur drei Monaten
Die Kombination aus digitaler Erfassung und geleitetem Shopfloor Management zeigte innerhalb kürzester Zeit messbare Erfolge. Im direkten Vorher-Nachher-Vergleich unserer Prozessdaten konnten wir die Bearbeitungszeit pro Wareneingang radikal verkürzen:
- Juli 2025: 1,81 Tage pro Wareneingang
- Oktober 2025: 0,79 Tage pro Wareneingang
Das bedeutet eine Reduktion der Durchlaufzeit um über 56 % innerhalb von nur drei Monaten.
Durch diese Effizienzsteigerung profitieren unsere Kunden von einer erheblich schnelleren Warenverfügbarkeit und einer beschleunigten Weiterverarbeitung in der gesamten Lieferkette. Gleichzeitig haben wir die Informationsketten im gesamten Unternehmen gestärkt und die Eigenverantwortung unserer operativen Teams spürbar gesteigert.
Fazit und Ausblick
Das Shopfloor Management in der Logistik hat sich bei SK Pharma Logistics als zentrales Steuerungselement etabliert. Es beweist, dass moderne Pharmalogistik von der intelligenten Verknüpfung digitaler Daten und gelebter Teamkultur lebt.
