Prozessoptimierung in der Pharmalogistik: Strukturierte Gemba Walks für eine nachhaltige Lean-Kultur
Viele Unternehmen kennen die Situation: Prozesse werden anhand von Kennzahlen, Besprechungen oder Berichten aus der Führungsperspektive bewertet, doch wie sie tatsächlich im Arbeitsalltag gelebt werden, bleibt häufig verborgen. Gerade in der Logistik entstehen dadurch unerkannte Schwachstellen, unnötige Wege oder Schnittstellenprobleme, die sich langfristig auf Effizienz und Qualität auswirken.
Gerade in der Pharmabranche sind effiziente logistische Abläufe die Basis für Qualität und Sicherheit. Bei SK Pharma Logistics setzen wir auf kontinuierliche Verbesserung (KVP) und entschieden uns deshalb für einen neuen Ansatz: Gemba Walks. Unser Ziel ist es, Prozesse dort zu analysieren und zu optimieren, wo sie stattfinden: direkt am Ort des Geschehens.
Analyse: Warum die reine Führungsperspektive nicht ausreicht
In der Vergangenheit haben wir festgestellt, dass eine rein kennzahlenbasierte Bewertung aus der Management-Ebene oft nicht ausreicht, um die tatsächliche Prozessrealität abzubilden.
- Transparenz: Abweichungen von Standard Operating Procedures (SOPs) waren teils schwer ursächlich nachvollziehbar.
- Schnittstellen: Probleme zwischen verschiedenen Logistikbereichen wurden oft nur reaktiv gelöst.
- Potenzial: Das wertvolle Praxiswissen unserer Mitarbeitenden auf der Fläche wurde nicht strukturiert genug abgerufen.
Um Ursachen statt Symptome zu identifizieren, haben wir mit den Gemba Walks ein strukturiertes Format etabliert, das Führungsebene und operative Ebene näher zusammenbringt.
Unsere Ziele bestanden darin, die Prozesse vor Ort besser zu verstehen und dabei die tatsächlichen Ursachen von Problemen, statt lediglich deren Symptome zu identifizieren. Gleichzeitig sollten die Mitarbeitenden aktiv in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess eingebunden werden. Ein weiteres Ziel war es, die Zusammenarbeit zwischen Führungskräften und operativen Teams zu stärken, um den Austausch und das gegenseitige Verständnis zu fördern. Darüber hinaus sollte der Lean-Gedanke nachhaltig im Unternehmen verankert werden, um eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu etablieren.
Was sind Gemba Walks?
Der Begriff Gemba stammt aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie „der tatsächliche Ort des Geschehens“. Im Lean Management beschreibt er den Ort, an dem Wertschöpfung stattfindet z. B. in der Produktion oder Logistik.
Ein Gemba Walk ist ein strukturierter Rundgang durch diese Arbeitsbereiche. Führungskräfte und Prozessverantwortliche beobachten dabei die tatsächlichen Abläufe direkt vor Ort, sprechen mit den Mitarbeitenden und versuchen zu verstehen, wie Prozesse im Alltag wirklich funktionieren. Im Mittelpunkt stehen nicht Kontrolle oder Bewertung, sondern das gemeinsame Erkennen von Verbesserungspotenzialen und die Suche nach den Ursachen von Problemen.
Unser Vorgehen: Methodik der Gemba Walks bei SK Pharma
Wir führen monatlich in jedem Bauabschnitt (z. B. Wareneingang, Kommissionierung, Bereitstellung) einen strukturierten Gemba Walk durch. Dabei legen wir Wert auf eine feste, aber interdisziplinäre Teilnehmergruppe:
- Logistik- und Lagerleitung
- Lean-Management / Prozessbegleitung
- Fachfremde Personen: Wir laden bewusst Kolleginnen und Kollegen aus anderen Bereichen ein, um den „Blick von außen“ zu erhalten und Betriebsblindheit vorzubeugen.
Der strukturierte Ablauf:
Nachbereitung: Im direkten Anschluss werten wir die Beobachtungen aus, identifizieren Verschwendung (Muda) und leiten konkrete Optimierungsmaßnahmen mit klaren Verantwortlichkeiten ab.
Vorbereitung: Wir sichten vorab die geltenden SOPs und analysieren bekannte Abweichungsdaten des Bereichs.
Beobachtungsphase: Über 30 bis 45 Minuten beobachten wir den realen Prozessfluss auf der Fläche. Wichtig ist hierbei die reine Beobachtung ohne direkte Bewertung oder Eingriff in das Tagesgeschäft.
Herausforderungen und Erkenntnisse aus der Praxis
Die Einführung eines solchen Formats erfordert Fingerspitzengefühl. Eine zentrale Aufgabe war es, zu vermitteln, dass der Gemba Walk ein Optimierungswerkzeug und kein Kontrollinstrument ist.
Unsere wichtigsten Erkenntnisse:
- Strukturelle Ursachen: Abweichungen liegen selten an mangelnder Sorgfalt, sondern meist an unvorteilhaften Layouts oder redundanten Prozessschritten.
- Expertenwissen: Unsere Mitarbeitenden kennen die Schwachstellen oft am besten. Die Einbindung in den Optimierungsprozess fördert das Engagement und das Vertrauen in die Lean-Kultur.
- Schnittstellenfokus: Viele Optimierungspotenziale liegen nicht im Bereich selbst, sondern an den Übergabepunkten zwischen den Abteilungen.
Die Ergebnisse: Messbarer Nutzen für unsere Logistik
Die regelmäßige Durchführung der Gemba Walks hat zu konkreten Verbesserungen in unserem Logistikzentrum geführt:
- Effiziente Layouts: Wir konnten Laufwege durch eine optimierte Anordnung von Arbeitsmitteln und Stellplatzsystemen signifikant reduzieren.
- Erhöhte Arbeitssicherheit: Identifizierte Gefahrenquellen wurden durch bauliche oder organisatorische Anpassungen (z. B. zusätzliche Tritte) beseitigt.
- Prozessstabilität: Die Einhaltung der SOPs hat sich verbessert, da wir Barrieren im Arbeitsalltag nachhaltig entfernt haben.
Neben den operativen Verbesserungen zeigte sich vor allem ein strategischer Mehrwert: Die Lean-Kultur wurde nachhaltig gestärkt. Mitarbeitende beteiligen sich heute aktiver an Verbesserungen, die Kommunikation zwischen Führung und operativer Ebene hat sich deutlich verbessert und kontinuierliche Prozessoptimierung ist fester Bestandteil des Arbeitsalltags geworden.
Insgesamt entsteht durch die Gemba Walks eine Kultur der Zusammenarbeit, in der wir uns gegenseitig befähigen. Das wirkt sich direkt auf die Prozessqualität und die Zufriedenheit im Team aus.
Hendrik Schoo – Director Operations
Ausblick
Die Gemba Walks sind mittlerweile ein fester Bestandteil unseres Führungsalltags bei SK Pharma Logistics. Aufgrund des messbaren Erfolgs in der Logistik bereiten wir derzeit die Einführung dieses Formats in weiteren Unternehmensbereichen vor, um den Lean-Gedanken ganzheitlich zu stärken.
